Gerenciamento de Custos na Construção Civil

O Gerenciamento de Custos é definido no guia PMBOK como uma das áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos. Portanto, conhecer gerenciamento de custos colabora para que sejam atingidas as metas de um projeto.

Gerenciamento de custos PMBOK
Guia PMBOK

O gerenciamento de custos vai sendo desenvolvido de acordo com as fases de uma obra ou empreendimento imobiliário, nas seguintes atividades técnicas:

  1. Planejando a forma de lidar com os custos;
  2. Elaborando estimativas dos custos;
  3. Fechando orçamentos de obras;
  4. Controlando os custos durante a construção.

Planejando o gerenciamento dos custos

Conhecer o custo é fundamental para a empresa construtora. É através dele que se torna possível projetar a lucratividade dos projetos e de toda a organização.

Definir o nível de detalhe que será aplicado no gerenciamento dos custos vai interferir nos gastos de suporte e na garantia da obtenção do resultado desejado. Isso precisa ser bem planejado. Uma obra pode aplicar diferentes sistemas construtivos, ser composta por centenas de serviços e consumir uma grande quantidade de insumos. A análise da produtividade, do nível de desperdício e dos resultados econômicos e financeiros pode ser efetuada de várias maneiras.

A formação do preço das obras de construção civil é mais arriscada do que a formação de preços em outras indústrias ou no comércio. No caso da indústria de bens de consumo, quando um produto é colocado para o comércio, já são reconhecidos, por apropriação direta, entre outros parâmetros: (1) os custos dos insumos, (2) os custos de suporte técnico e administrativo, (3) as despesas com equipamentos de produção, transporte, embalagem, seguros e promoção de vendas e (4) a remuneração do capital referente ao período de estocagem e ao financiamento da produção. Na orçamentação de obras de construção civil, nenhum destes custos está apropriado e o setor é obrigado a trabalhar com estimativas, o que insere no orçamento uma margem de incerteza maior.

O planejamento do gerenciamento de custos envolve o organograma, a cultura da empresa e seus dados históricos. E deve estar integrado com as características impostas pelo mercado da construção, que quase sempre parte de uma premissa de custo estabelecida na fase de viabilização, exige a elaboração de um orçamento rápido para a composição da proposta para a licitação e só posteriormente, próximo ao início da obra, torna possível a execução de um planejamento físico e financeiro detalhado.

A empresa pode estar organizada em um esquema funcional ou por projetos, o que altera a distribuição das despesas de suporte técnico e administrativo nos contratos. Pode ter um alto nível de aversão aos riscos, ou ser mais tolerante, o que interfere na definição das margens de erro aceitas e no nível de precisão adotado. Deverá ter políticas para a contratação de mão de obra (equipe própria central, contratação de equipe própria local ou contratação de empreiteiros). Critérios para a compra ou locação de equipamentos. Regras para a compra de insumos no mercado regional, nacional ou internacional.

O gerenciamento dos custos deve estar sincronizado com os parâmetros da contabilidade oficial da empresa e com os indicadores de desempenho gerenciais adotados, o que exige uma compatibilização de códigos contábeis, códigos orçamentários, formulários e procedimentos para a elaboração de estimativas e orçamentos. Envolve a produção e análise dos dados do desempenho histórico da organização e o registro das lições aprendidas no controle de custos das obras anteriores.

Estes elementos citados definem cenários e premissas sobre as quais o gerenciamento de custos é desenvolvido. A MBS Engenharia pode ajudar sua empresa a fazer o planejamento do seu gerenciamento de custos.

Elaborando estimativas de custos

Estimar os custos é o processo de calcular os recursos monetários para executar todas as atividades de uma obra. Inclui os custos com mão de obra, materiais de construção, equipamentos de produção, serviços de apoio ,instalações, provisão para inflação, custos de recursos financeiros, custos de contingências e despesas de suporte técnico/administrativo.

Estimativas de custos são previsões baseadas na informação conhecida em um determinado momento, normalmente consideradas válidas durante um mês de referência. Elas devem considerar alternativas de custos, tais como "fazer x comprar", "comprar x alugar" e o compartilhamento de recursos entre eventuais obras executadas simultaneamente.

À medida que o projeto vai sendo detalhado, a precisão das estimativas de custos deve aumentar, atendendo aos limites estabelecidos por cada empresa.

Para a elaboração das estimativas, devem estar disponíveis:

  • as especificações do escopo do projeto,
  • a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e
  • o dicionário da EAP, o relatório que fornece informações sobre as entregas do projeto e a descrição do trabalho para produzir cada entrega. Em outras palavras, o projeto, o memorial descritivo, a listagem dos serviços e esclarecimentos sobre suas condições de execução.

A especificação do escopo deve fornecer a descrição dos serviços da obra, os critérios de aceitação e as premissas e restrições relacionadas a cada um deles. Uma premissa básica a definir é se as estimativas serão limitadas aos custos diretos ou de produção, ou se incluirão os custos indiretos ou empresariais.

A condição ideal para a elaboração de estimativas é quando se dispõe de uma rede de planejamento físico da obra, informando a atribuição de recursos de mão de obra e equipamentos para cada atividade e em função do tempo. O conhecimento do cronograma físico possibilita que as estimativas de custos sejam elaboradas com base na produtividade real de uma construtora específica, aumentando significativamente a precisão dos cálculos.

O PMBOK define 10 técnicas para a elaboração de estimativas:

  1. Opinião especializada;
  2. Estimativa análoga;
  3. Estimativa paramétrica;
  4. Estimativa bottom-up;
  5. Estimativa de 3 Pontos;
  6. Análise de reservas;
  7. Custo da qualidade;
  8. Software de gerenciamento de projetos;
  9. Análise de proposta de fornecedor;
  10. Técnicas de tomada de decisão em grupo.

A opinião de um especialista é importante, principalmente quando ela é guiada pela análise de dados históricos. Um consultor também ajuda na definição de qual das ferramentas para estimativas são mais indicadas em cada caso.

A estimativa análoga é utilizada na fase inicial do projeto, quando existe pouca informação sobre a obra. Necessita que existam obras anteriores semelhantes para que se faça uma comparação de custos com o perfil do projeto atual. Utiliza informações históricas e opinião especializada. É mais confiável quando os projetos são muito semelhantes e a equipe do projeto tenha a habilidade técnica necessária.

Estimativas paramétricas fazem uso de quantidade representativas da obra, como por exemplo, a área construída total, para calcular o custo unitário e total da edificação. Também podem usar parâmetros de atividades específicas para calcular os seus custos, como por exemplo, o consumo de formas e aço por m3 de concreto para estimar o custo de fundações.

A estimativa bottom-up é o método orçamentário tradicional. A obra é dividida em centenas ou milhares de serviços, que têm suas quantidades e custos unitários calculados. Os custos dos serviços são integrados de forma a se obter o custo total da obra.

A estimativa de 3 pontos calcula o custo mais provável, o custo em um cenário otimista e o custo em um ponto de vista pessimista. O custo adotado  dependerá da distribuição  considerada:

  1. • Distribuição triangular. cE = (cO + cM + cP) / 3
  2. • Distribuição Beta (da análise PERT tradicional). cE = (cO + 4cM + cP) / 6

A técnica da Análise de Reservas calcula previsões de recursos para os "riscos conhecidos" e para os "riscos desconhecidos". Os riscos conhecidos incluem o pagamento de prêmios de seguros, a reserva de custos para o financiamento de ações específicas de respostas a riscos e a incerteza relacionada com pequenas variações de parâmetros (custos, inflação, juros. etc). A reserva para riscos desconhecidos engloba os riscos considerados não percebidos e os riscos residuais não cobertos pela reserva de riscos conhecidos.

A técnica Custo de Qualidade utiliza dados do controle de qualidade para a avaliação de perdas, desperdícios e da expectativa de custos.

O uso de software se refere ao uso de programas de gerenciamento do tempo, como o MS Project, e de programas de orçamento de obras, além do desenvolvimento de modelos em planilhas eletrônicas para a elaboração das estimativas.

A análise de propostas de fornecedores é utilizada para a estimativa de custos em pacotes de trabalho que não se tem interessante em detalhar.

A tomada de decisão por um grupo de profissionais ligado à execução da obra, aumenta o comprometimento com os parâmetros informados e melhora as estimativas de perdas, produtividades e custos.

Fechando orçamentos de obras

Fechar um orçamento de obras significa agregar todas as estimativas de custos com as provisões de contingências de custos para os riscos, em um documento que servirá de referência autorizada para o monitoramento e controle de custos do projeto.

O orçamento da obra está muito vinculado à elaboração do cronograma financeiro, à distribuição das verbas orçamentárias no tempo.

Controlando os custos durante a construção

Controlar os custos é o processo de desenvolver ações gerenciais preventivas e corretivas a partir do monitoramento do andamento do projeto a fim de obter as metas de custos preestabelecidas. O principal benefício deste processo é o aumento na garantia de obtenção dos resultados desejados.

A atualização no orçamento requer o conhecimento dos custos reais gastos até a presente data. A maior parte do esforço despendido no controle de custos envolve a análise da relação entre o consumo dos fundos do projeto e o trabalho físico sendo realizado para tais gastos. A chave para o controle eficaz de custos é o gerenciamento do orçamento e do cronograma financeiro.
O controle de custos do projeto inclui, entre outros itens:

  • Assegurar que os desembolsos de custos não excedam os recursos financeiros autorizados por período, por componente de EAP, por atividade, e no total do projeto;
  • Monitorar o desempenho de custos para isolar e entender as variações a partir do orçamento aprovado;
  • Levar os excessos de custos não previstos para dentro dos limites aceitáveis.

Outras informações sobre o gerenciamento de custos

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